Kennen Sie das? Es ist wieder soweit – der zweite Mittwoch des Monats – Abteilungsmeeting. Sie wissen jetzt schon, was in den nächsten beiden Stunden auf Sie zukommt: Endlosmonologe von Selbstdarstellern, stickige Luft, Blicke, die aus dem Fenster wandern, Handys, die vibrieren und liebloses Herunterspulen von schlecht gemachten und überladenen Powerpoint-Präsentationen. Das sind leider die Assoziationen, die mit der Kommunikationsplattform „Meeting“ verbunden werden. Schade – denn kaum eine Führungskraft begreift Meetings als eine Chance das zu tun, wofür sie bezahlt wird: zu führen, zu strukturieren, Menschen motivieren.

Kein Wunder also, dass nicht nur Mitarbeiter, sondern auch die meisten Führungskräfte mit Widerwillen an die endlosen Meeting-Marathons denken. Dabei findet genau hier die eigentliche Arbeit von Managern statt. Hier bietet sich die Möglichkeit, Stimmungen aufzunehmen, die Grundlage für strategische Entscheidungen herauszuarbeiten und die Kreativität der Anwesenden zu nutzen. Außerdem ist das Meeting auch eine perfekte Plattform zur gelungenen Selbstdarstellung. Mittlerweile füllen Ratgeber zu diesem Thema ganze Regale in den Buchhandlungen. Grund für die Meeting-Inflation ist die fortschreitende Ausdünnung der Personaldecken und damit die Zunahme des Tempos und der Arbeitsauslastung. Außerdem haben viele Führungskräfte das Bedürfnis, sich doppelt- und dreifach abzusichern. Wie können also aus Frustrunden effektive Ergebnisrunden werden?

Ein erster Schritt ist, über unterschiedliche Formate Abwechslung zu schaffen. So kann zum Beispiel ein Mix aus wöchentlichen Steh-Talks in der Cafeteria, monatlichen Lagebesprechungen und vierteljährlichen Strategiekonferenzen sinnvoll sein. Auch Alternativen zu den bekannten Methoden – Brainstorming kann keiner mehr hören – machen Sinn. Warum nicht einmal ein Brainwriting, ein World Cafè oder einen Fishbowl ausprobieren?

Der zweite Schritt zu einem besseren Meeting heißt: jedes Treffen gut vorbereiten. So sollten die Teilnehmer sorgsam ausgewählt werden („Wer muss wirklich teilnehmen?“), eine Agenda festgezurrt werden („Welche Themen stehen an?“), Ziele festgelegt werden („Warum wird das Treffen einberufen“) und die Erwartungen an die Teilnehmer geklärt werden („Will ich informieren, Entscheidungen herbeiführen oder ein Meinungsbild schaffen?“).

Drittens: Zeitrahmen Punkt für Punkt festsetzen. Fehlt dieser, wird endlos debattiert. Dabei ist es hilfreich, einen „Zeitverantwortlichen“ benennen. Auch wenn sich dies banal anhört – diese verblüffend einfachen Regeln helfen!

Fest steht: Meetings spontan und intuitiv zu leiten, kann sich in einem verschärftem Wettbewerb keiner leisten. Bei versprengten Teams empfiehlt sich Führen aus der Ferne („Remote Leading“), beispielsweise über digitale Medien.

Und Führungskräfte sollten ihre Wahrnehmung schulen: deutliche Zeichen dafür, dass Meetings keine Akzeptanz finden, ist beispielsweise, wenn nach und nach von den eingeladenen Teilnehmern Stellvertreter entsandt werden oder wichtige Kunden- und Projekttermine als Grund für ein entschuldigtes Fehlen angeführt werden…

Buchtipp: Patrick M. Lencioni: Tod durch Meeting. Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur. Wiley, Weinheim.